Bardzo wiele firm czy to produkcyjnych czy usługowych decyduje się na wdrożenie Systemu Zarządzania wg norm ISO np. 9001, 14001, 27001.
Dzieje się to z różnych powodów:
– ponieważ Klient wymaga,
– prestiż na rynku z posiadania certyfikowanego Systemu Zarządzania,
– wiele firm posiada taki System i firma chce być bardziej konkurencyjna,
– a czasem jest to po prostu wymaganie branżowe.
Firmy rzadziej decydują się na wdrożenie takiego Systemu, zakładając, że pomoże on zarządzać firmą w bardziej przejrzysty i poukładany sposób. A szkoda, bo dobrze wdrożony i stale doskonalony System Zarządzania pozwala mieć właściwie zdefiniowane procesy, przypisane odpowiedzialności, ułatwia pracę, pomaga zarządzać wymaganiami i realizować cele, co z kolei przekłada się na zadowolenie klienta, pracowników oraz renomę i zyski firmy. Kiedy uważnie analizujemy cele i potrzeby klientów oraz własnej firmy możemy doskonalić wewnętrzne procesy, dostosowywać działania firmy do potrzeb rynkowych, zdobywać nowych lojalnych klientów. To właśnie daje nam skuteczny System Zarządzania.
Aby mieć dobrze funkcjonujący i przydatny System trzeba zwrócić uwagę na sposób w jaki chcemy go wdrożyć w firmie. Niestety pośpiech i niezrozumienie tematu często powodują błędy przy wdrażaniu, które mnożą się w dalszym jego utrzymywaniu. Jeżeli niewłaściwie podejdziemy do wdrożenia Systemu Zarządzania może się okazać, że przyniesie on firmie więcej szkody niż pożytku.
I dlatego przy wdrażaniu warto wziąć pod uwagę przynajmniej następujące aspekty:
- zaangażowanie osób decydujących (najwyższe kierownictwo, m.in. prezes, dyrektorzy / menedżerowie) – jest takie powiedzenie: „przykład idzie z góry” – i warto o nim pamiętać, bo jeśli kierownictwo najwyższego szczebla nie podejdzie poważnie do tematu to i pracownicy też tak będą podchodzić przypuszczając, iż nie jest to ani ważny ani istotny temat, a jedynie dodatkowa nic nie wnosząca praca. I raczej nie ma co liczyć wówczas na korzyści i przydatność Systemu Zarządzania. A może nawet zaistnieć sytuacja, iż nie uda się go wdrożyć czego skutkiem może być utrata kluczowego klienta;
- zasoby konieczne do wdrożenia – decydując się na posiadanie Systemu Zarządzania zawsze trzeba mieć na uwadze, że będą do tego konieczne dodatkowe zasoby ludzkie, finansowe, sprzętowe itp. Początki zwykle wymagają od większego zaangażowania i dedykowania zasobów – stworzenie mapy procesów firmy, analiza potrzeb, wymagań, nowa lub inna dokumentacja itp. Nie obędzie się więc to tymi samymi zasobami co dotychczas posiada firma. I nie można o tym zapominać, bo brak zasobów nie tylko sfrustruje pracowników, ale nie doprowadzi do przydatnego, dobrze funkcjonującego Systemu Zarządzania;
- szkolenia tematyczne – warto zainwestować w dobre szkolenia, gdyż to one będą bazą nie tylko do wdrożenia Systemu, ale również do dalszego doskonalenia i przydatności dla firmy. Brak szkoleń lub pobieżne zapoznanie się z tematem pokieruje nas w niewłaściwą stronę;
- czas wdrażania Systemu Zarządzania – niestety dość często zdarza się (bo np. klient wymaga, bo firma startuje do przetargu), że wdrażanie Systemu odbywa się w dużym pośpiechu. Powoduje to wiele stresów, frustracji, błędów i pomyłek, a w konsekwencji tak naprawdę doprowadza do poświęcania dużo większej ilości czasu na doprowadzenie Systemu do właściwego stanu. I będzie to trudniejsze, ponieważ pracownicy mogą mieć poczucie „syzyfowej pracy”, chaotyczności w prowadzeniu firmy albo już zdążyli wyrobić sobie niewłaściwe zdanie/podejście do tej kwestii;
- dokumentacja – tutaj warto już na początku dobrze przeanalizować wymagania norm, klientów i wewnętrzne firmy, by nie tworzyć nadmiaru dokumentacji, która zamiast pomagać to będzie utrudniać pracę. Wówczas bardzo ciężko jest przekonać ludzi, że System Zarządzania jest czymś dobrym dla firmy i dla pracowników;
- doświadczenie pracowników (na różnych szczeblach organizacji) – jeśli nie ma wiedzy
i doświadczenia wewnątrz firmy to warto skorzystać z konsultantów z zewnątrz, którzy mają duże doświadczenie w różnych firmach czy branżach, dzięki czemu pomogą nam znaleźć najlepsze rozwiązania dla naszej firmy; - przekonania dotyczące Systemów Zarządzania – może to brzmieć nieco dziwnie, lecz jest to wbrew pozorom bardzo ważna kwestia. Dlaczego? Jeśli wewnątrz firmy będziemy mieć sporo pracowników, którzy mają niedobre doświadczenia z Systemami np. z poprzednich firm (w których spotkali się z „przerośniętą” dokumentacją, brakiem właściwego podejścia, brakiem zaangażowania najwyższego kierownictwa itp.), to możemy mieć dużą trudność we wdrożeniu i utrzymaniu Systemu, który będzie służył, a nie przeszkadzał. Niestety takie sytuacje nie należą do rzadkości. Co wówczas zrobić, aby tego uniknąć? Niektórzy wdrożeniowcy zanim rozpoczną swoją pracę, oprócz rozmowy z najwyższym kierownictwem, przygotowują i przeprowadzają ankiety wśród pracowników, co pozwala im na rzetelniejszą ocenę stanu firmy. A w następnej kolejności polecają lub sami przygotowują dedykowane szkolenia stosownie do potrzeb.
To oczywiście nie są jedyne czynniki, które wpływają na skuteczność Systemu Zarządzania, ale przy wdrażaniu są jednak kluczowymi, które zaprocentują w przyszłości na korzyść firmy, jej klientów i pracowników.
