Teoretycznie tak, ale czy skutecznym? Czy przyniesie wartość dodaną dla organizacji? To już inna sprawa.
W niektórych firmach do auditowania wewnętrznego bądź auditów dostawców zostają „delegowane” osoby, które wcale nie chcą tego robić albo nie wiedzą czym tak naprawdę jest auditowanie albo po prostu „bo nie ma innych chętnych”. Wyznaczone osoby wysyła się na szkolenie, po czym każe im się samodzielnie „robić audity”. Takie „powoływanie” auditorów oznacza brak świadomości i pojęcia na temat celu i roli auditora oraz samego procesu auditowego. Jeśli organizacja będzie mieć takie podejście do wyboru auditorów i procesu auditowania to audity nie wniosą nic wartościowego dla firmy, a będą jedynie stratą czasu i pieniędzy.
Jeżeli audit ma przynieść wartość dodaną dla firmy należy do tego podejść we właściwy sposób. O szczegółach dotyczących prawidłowego podejścia do auditowania mówi nam norma ISO 19011. Ta norma poświęca również wiele uwagi kompetencjom auditorów. Dlaczego? – Bo auditor pracuje sobą, angażując w auditowanie nie tylko wyuczoną wiedzę teoretyczną o procesach w firmie, o etapach i zasadach auditowania, ale również wkłada w to swoje umiejętności personalne, predyspozycje osobowościowe, kulturę, wyuczone reagowanie na sytuacje stresowe czy konfliktowe. I czy tego chcemy czy nie to te wszystkie czynniki mają wpływ na skuteczność auditu.
Weźmy pod uwagę klika przykładów:
- osoba, która często wchodzi w konflikty i nie potrafi ich konstruktywnie rozwiązywać prawdopodobnie będzie wprowadzać na audicie nerwową atmosferę, generować niepotrzebne dyskusje, co z kolei może zablokować/zestresować auditowanego i np. nie uda się dotrzeć do obiektywnych dowodów realizacji jakiegoś procesu;
- „auditor gaduła” może mieć duży problem ze słuchaniem rozmówcy, co uniemożliwi rzetelne zebranie informacji i w konsekwencji zignorowanie istotnych faktów czy niezgodności;
- osoba zbyt nieśmiała, mająca małą pewność siebie może zostać „sprowadzona na manowce” przez sprytnego auditowanego, który chce coś ukryć;
- ktoś zbyt pewny siebie, zarozumiały, przekonany o własnej nieomylności może próbować udowadniać swoje racje zamiast patrzeć na fakty i zbierać dowody;
- brak zorganizowania może doprowadzić do niewykonania auditu w założonym czasie, przez co nie zostaną zrealizowane założenia i cele auditu;
- osoba, która nie jest dokładna i nie zwraca uwagi na szczegóły prawdopodobnie będzie popełniać więcej błędów, co może przynieść małej wartości raport z auditu.
Takich przykładów można podać bardzo wiele. Audity realizowane wewnątrz firmy przez auditorów będących jej pracownikami przynoszą jeszcze dodatkowe trudności w postaci „konsekwencji koleżeńskich”. Ważna więc tutaj będzie niezależność, asertywność auditora i umiejętność poradzenia sobie z sytuacją gdy musi on wystawić niezgodność, a auditowany np. próbuje manipulować „obrażając się” lub przekonując na siłę o własnej racji.
Jeśli więc chcemy, aby nasze audity wewnętrzne były prawdziwym i skutecznym narzędziem doskonalenia organizacji, a co za tym idzie zwiększały jakość oferowanych produktów czy usług to powinniśmy większą uwagę skupić na wyborze i ocenie auditorów, rozwijaniu ich umiejętności oraz stałym podnoszeniu ich kompetencji. O ile w niektórych branżach np. w motoryzacji, kwalifikacje auditorów i ich umiejętności są określane w wymaganiach standardów/norm, o tyle w systemach zarządzania np. jakością wg ISO 9001 czy środowiskiem wg ISO 14001, często ta kwestia jest mocno lekceważona.
Dość podobna sytuacja w kwestii doboru auditorów występuje w procesie auditowania dostawców. Często zakłada się, że wystarczy do dostawcy pojechać, porozmawiać czy obejrzeć firmę na miejscu. Raportowanie tych auditów także pozostawia wiele do życzenia. Jednak w przypadku tych auditów wymagania dla auditorów powinny być trochę większe niż dla auditorów wewnętrznych. Dlaczego? – Bo audity dotyczą szerszej wiedzy o procesach w firmie, o ustaleniach z dostawcą, większej znajomości szczegółów związanych z samym produktem czy usługą. Przy auditowaniu dostawców również kompetencje personalne auditorów czy ekspertów powinny być na wysokim poziomie, gdyż reprezentujemy firmę na zewnątrz. I pomimo tego, iż wtedy to my stoimy w roli klienta to możemy narazić organizację np. na utratę kluczowego dostawcy, bez którego nie będziemy w stanie zrealizować zamówień czy projektów.
Zanim więc zdecydujemy, kogo zamierzamy delegować do auditów wewnętrznych
i dostawców, upewnijmy się czy posiada on/ona odpowiednie cechy, nastawienie, motywację
i umiejętności. Może nam w tym pomóc norma ISO 19011, ale też konsultacje z doświadczonymi auditorami, tematyczne wykłady, szkolenia czy warsztaty.
